ウォーターサーバーを経費として計上する際の勘定科目一覧｜仕分けの例や注意点

オフィス等で使用するウォーターサーバーは、経費計上することが可能です。レンタル料などは「賃貸料」か「リース料」の勘定科目となります。水代は使用目的で異なり、「福利厚生費」や「接待交際費」、「販売費」などが該当します。各項目にどのような場合が該当するか、詳しく説明していきます。

【目次】開く閉じる
ウォーターサーバーの仕訳に用いる勘定科目
ウォーターサーバーを福利厚生費に入れる
ウォーターサーバーをリース料に入れる
ウォーターサーバーを貸借料に入れる
ウォーターサーバーを接待交際費として入れる
事務所にウォーターサーバーを経費で設置するメリットとは？
　お客様の体験向上
　従業員満足度の向上
　ゴミの削減
ウォーターサーバーなら”マーキュロップ”
ウォーターサーバーの仕訳例
ウォーターサーバーに関するよくある質問
　ウォーターサーバーは経費で落とせる？
　ウォーターサーバーの水代は経費の何費になる？
　ウォーターサーバーは福利厚生費に入る？

ウォーターサーバーの仕訳に用いる勘定科目

ウォーターサーバーは多くの場合、購入ではなくレンタルのプランで提供されています。経費計上する際、レンタル料と水代を区分する必要があります。

〇法人の場合
レンタル料がかかる場合の勘定科目は、「賃借料」または「リース料」で計上します。
水代については、従業員向けのものは「福利厚生費」または「雑費」となり、来客向けに飲料水またはお茶やコーヒーを淹れて提供するものは「接待交際費」として計上するのが一般的です。

〇個人事業主の場合
来客向けであれば「接待交際費」として計上できますが、そうでない場合は経費計上が難しくなります。これは「福利厚生費」の対象となる従業員がいないためです。個人事業主がウォーターサーバーを経費に計上したい場合は、用途を証明する必要があります。
参照：国税庁 交際費等と福利厚生費との区分

飲食店などでお客様向けに提供する場合は、「販売費」として計上することもできます。

ウォーターサーバーの消費税率は、以下の通りです。

レンタル料：10％の消費税がかかります。
水代：8％の消費税がかかります。「飲食料品」に該当し、軽減税率対象のためです。

参照：国税庁 消費税の軽減税率制度に関するQ＆A

ウォーターサーバーを福利厚生費に入れる

ウォーターサーバーの水代は利用目的によって勘定科目が変わりますが、従業員向けに飲料水やお茶、コーヒーなどを淹れられるよう設置する場合は「福利厚生費」に計上します。現在、オフィスではこちらの利用目的が多く該当しています。
水代が月10,000円の場合、以下の仕訳となります。

注意点として、例えば社長室にウォーターサーバーを設置すると利用できる従業員が限られます。この場合、福利厚生には該当せず経費として認められません。経費として計上するには、 全従業員が利用できる場所にウォーターサーバーを設置しましょう。

また個人事業主や、家族経営の場合、個人や家族だけで使用しているのであれば福利厚生費として計上することはできません。一方で、取引先との打ち合わせでウォーターサーバーの水を提供する場合は、後で説明しますが「接待交際費」として経費計上できます。

ウォーターサーバーをリース料に入れる

ウォーターサーバーのレンタル料は、無料のものから、1台あたり月1,000円、2,000円程度のものまで様々です。ウォーターサーバーを長期間のリース契約をして毎月レンタル料を支払う場合は、「リース料」の勘定科目で計上します。
例えば、ウォーターサーバーを1年間契約し、レンタル料を1,000円支払う場合の仕訳は以下の通りです。

ウォーターサーバーを貸借料に入れる

レンタルが長期契約の場合は「リース料」となりますが、短期間の場合は「賃借料」として仕訳します。例えば、イベント会場や期間限定のショップ、会議の期間だけ短期レンタルでウォーターサーバーを利用する場合があります。この場合は、一度のレンタル料をまとめて「賃借料」として計上します。
イベント会場で来場者向けのウォーターサーバーを設置し、料金を20,000円支払った場合の仕訳は以下の通りです。

ウォーターサーバーを接待交際費として入れる

ウォーターサーバーを来客用、取引先との打合せなどに使用する場合は「接待交際費」に計上します。従業員がお茶やコーヒーを淹れてお客様へお出ししやすいよう、ウォーターサーバーを設置している会社も多いです。この場合が「接待交際費」に該当します。
来客用に設置したウォーターサーバーの水代を、5,000円支払った場合の仕訳は以下の通りです。

事務所にウォーターサーバーを経費で設置するメリットとは？

次に、事務所やオフィスにウォーターサーバーを設置するメリットを見ていきましょう。

お客様の体験向上

オフィスや店舗にウォーターサーバーを設置することで、お客様の満足度が向上します。特に暑い夏に外から来たお客様に、水分補給のための飲料水を提供すると、印象も良くなることでしょう。緑茶、コーヒー、天然水などメニューを用意しお選びいただき、好みのものを提供するというオフィスや店舗もあります。ウォーターサーバーはいつでも冷水、温水が利用できるため、飲み物を用意して提供する従業員の負担軽減にもつながります。

従業員満足度の向上

ウォーターサーバーをオフィスに設置し、自由に使用できるようにすることで、従業員同士が自然と顔を合わせる機会も増えコミュニケーションの活性化につながります。ウォーターサーバーのことを、英語でウォータークーラーなと言いますが、「ウォータークーラー効果」と言う言葉があります。これは部署や役職などを問わず、組織内の多くの人が利用する設備の代表例としてウォータークーラーが挙げられています。共同利用する設備のまわりで発生する、偶然の会話や井戸端会議が、仕事の生産性の向上につながるという考え方です。
ウォーターサーバーの近くに、コーヒーや紅茶、簡単なスープなど、冷水やお湯で作れるものも合わせて設置しておくと、より効果的です。

ゴミの削減

ウォーターサーバーの設置は、ペットボトルゴミの削減につながります。SDGsやサスティナビリティの観点から、オフィスにウォーターサーバーを設置する企業や学校、施設もあります。環境にやさしいと言う視点で選ぶなら、ウォーターサーバーのボトルもくり返し洗浄殺菌して使用される「リターナブルボトル」を採用するメーカーがおすすめです。使用済みのウォーターサーバー本体やボトルも廃棄せずに、再生原料としてリサイクルに取り組む会社もあります。

ウォーターサーバーなら”マーキュロップ”

マーキュロップは、自社スタッフがウォーターサーバーの設置、天然水の配送等を担当するため法人オフィスでの利用にもおすすめです。様々な人が利用するオフィスでは、衛生管理がおろそかになりがちですが、天然水の配送時に蛇口周りの清掃もスタッフが対応できます。また年に1度を基準に、メンテナンスを行うため、ウォーターサーバー本体を無料で交換するので清潔で安心です。空になったボトルは配送時に回収、リターナブルボトルはエコマーク認定を取得しています。
クレジットカード払いや口座振替の他、法人様のみ請求書払いにも対応しています。皆様の健康維持とコミュニケーションの活性化に、おいしい富士山の天然水をお役立ていただけます。

ウォーターサーバーの仕訳例

ウォーターサーバーを設置した場合の3つの仕訳例を記載します。

【1】レンタル契約したウォーターサーバー本体代の仕訳

（例1）レンタル代（1,000円）を事業用口座から支払った場合

（例2）レンタル代（1,000円）をクレジットカードで支払った場合

利用時

引き落とし時

【2】従業員のためにウォーターサーバーを設置した場合の水代の仕訳
（例1）水代（4,000円）を現金で支払った場合

（例2）水代（4,000円）をクレジットカードで支払った場合

利用時

引き落とし時

なお、ウォーターサーバーの導入目的が、取引先との商談など来客対応用の場合は、福利厚生費の部分が接待交際費となります。

ウォーターサーバーに関するよくある質問

ウォーターサーバーは経費で落とせる？

オフィス等で使用するウォーターサーバーは、経費計上することが可能です。レンタル料などは「賃貸料」か「リース料」の勘定科目となります。水代は使用目的で異なり、「福利厚生費」や「接待交際費」、「販売費」などが該当します。各勘定科目ともに経費計上には条件があり、例えば「福利厚生費」であれば、全従業員が利用できる場所に設置すること、また個人事業主の場合は福利厚生費として計上することは難しいなど注意点があります。

ウォーターサーバーの水代は経費の何費になる？

水代は使用目的で異なり、「福利厚生費」や「接待交際費」、「販売費」などが該当します。従業員向けにウォーターサーバーを設置する場合は「福利厚生費」または「雑費」となり、来客向けに提供するものは「接待交際費」として計上するのが一般的です。飲食店などでお客様向けに提供する場合は、「販売費」として計上することもできます。個人事業主の場合は従業員がいないため、福利厚生費として計上することはできません。

ウォーターサーバーは福利厚生費に入る？

ウォーターサーバーの水代は利用目的によって勘定科目が変わりますが、従業員向けに飲料水やお茶、コーヒーなどを淹れられるよう設置する場合は「福利厚生費」に計上します。一部の従業員のみが使用する場合は計上できないため、全従業員が利用できる場所にウォーターサーバーを設置しましょう。また、来客用に提供する目的であれば「接待交際費」に計上します。飲食店などでお客様向けに提供する場合は、「販売費」として計上することもできます。

まとめ

ここまでウォーターサーバーの経費計上には、レンタル料は「賃貸料」か「リース料」、水代は使用目的によって「福利厚生費」や「接待交際費」、「販売費」などに区分されることを見てきました。ウォーターサーバーの設置は、お客様の満足度向上や社内スタッフの部門を超えてのコミュニケーション促進につながると言います。ぜひマーキュロップ「富士山の天然水」をお役立てください。

【この記事の執筆】岡本 彩
株式会社マーキュロップ 経営企画室 室長
一般社団法人日本宅配水＆サーバー協会 市場調査委員会 座長
宣伝・広報を中心に、お客様や社内外の皆様とともに、持続可能な成長を目指しています。
協会ではウォーターサーバー業界の健全な普及・拡大のために市場調査を担当しています。
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